Wykaz dokumentów w ZSP

Lp.

Nazwa dokumentu

Kto wytwarza?

Termin

Pracownik odpowiedzialny za odbiór                   bez kontroli

Pracownik odpowiedzialny za odbiór / kontrolę /                   w terminie

Pracownik odpowiedzialny                  za archiwizację /                   w terminie

Miejsce składowania

Termin archiwizowania

1.

Akt założycielski szkoły i projekt statutu i WSO / statut i WSO

Z up. Zarządu - dyrektor handlowy spółki

Sekretarz szkoły

Sekretarz szkoły

Archiwum  / Gabinet dyrektora szkoły i Sekretariat

Bezterminowo

2.

Regulamin pracy i płacy

Z up. Zarządu - dyrektor handlowy spółki

Sekretarz szkoły

Sekretarz szkoły

Gabinet dyrektora i Sekretariat

Bezterminowo

3.

Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego

Z up. Zarządu - dyrektor handlowy spółki

Sekretarz szkoły

Sekretarz szkoły

Gabinet dyrektora i Sekretariat

Bezterminowo

4.

Ocena ryzyka zawodowego

Z up. Zarządu - dyrektor handlowy spółki

Sekretarz szkoły

Sekretarz szkoły

Gabinet dyrektora i Sekretariat

Bezterminowo

5.

Księga uczniów

Sekretarz szkoły / na bieżąco

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

50 lat

6.

Arkusz organizacyjny szkoły (aneksy)

Dyrektor szkoły / do końca kwietnia / na bieżąco

Organ prowadzący

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

7.

Protokół wyników postępowania rekrutacyjnego do klasy pierwszej liceum

Przewodniczący komisji rekrutacyjnej wraz z członkami komisji / termin wskazany w harmonogramie rekrutacji

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

3 lata

8.

Ramowy plan pracy szkoły na  rok szkolny

Dyrektor szkoły / druga połowa sierpnia

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

3 lata

9.

Projekt programu wychowawczo - profilaktycznego szkoły na dany rok szkolny

Wyznaczeni nauczyciele / druga połowa sierpnia

Dyrektor szkoły

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

3 lata

10.

Projekt systemu doradztwa zawodowego na rok szkolny

III wicedyrektor / druga połowa sierpnia

Dyrektor szkoły

III wicedyrektor

Gabinet dyrektora

3 lata

11.

Plan działań promujących szkołę

I wicedyrektor / do końca września

Dyrektor szkoły

12.

Plan pracy samorządu szkolnego

Opiekun SU

III wicedyrektor

13.

Plan działań wolontariatu szkolnego

III wicedyrektor

Dyrektor szkoły

14.

Tygodniowy rozkład zajęć lekcyjnych

Dyrektor szkoły / do 20 sierpnia

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

15.

Tygodniowy rozkład zajęć pozalekcyjnych

II wicedyrektor / do pierwszego zebrania rodziców

Dyrektor szkoły

16.

Harmonogram dyżurów nauczycieli podczas przerw międzylekcyjnych

III wicedyrektor /  do 1 września / zmiany według potrzeb

II wicedyrektor

17.

Dziennik lekcyjny w formie elektronicznej

Nauczyciele, wychowawca, sekretarz szkoły (podstawowe dane: imię i nazwisko ucznia, pesel, nr księgi uczniów)

Dyrektor szkoły (do końca czerwca każdego roku)

Informatyk (3 kopie na różnych nośnikach)

Archiwum, Sekretariat, gabinet dyrektora szkoły

6 lat

18.

Dziennik pedagoga, psychologa, logopedy, zajęć rewalidacyjnych, świetlicy, biblioteki, dodatkowych lekcji języka polskiego dla cudzoziemców, zajęć pozalekcyjnych prowadzony w formie papierowej

Nauczyciel, specjalista, wychowawca

I wicedyrektor (do końca czerwca każdego roku)

Sekretarz szkoły

Archiwum

6 lat

19.

Arkusze ocen

Wychowawca

II wicedyrektor /

do końca czerwca /i do końca sierpnia każdego roku po egzaminach poprawkowych

Sekretarz szkoły

Sekretariat na bieżąco / po absolwentach - archiwum

50 lat

20.

Zarządzenie ws. terminów egzaminów poprawkowych i klasyfikacyjnych

Dyrektor szkoły/ niezwłocznie po końcoworocz- nym posiedzeniu RP

Nauczyciele i wychowawcy

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

21.

Protokoły egzaminów poprawkowych i klasyfikacyjnych

Wskazany członek komisji egzaminacyjnej

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat / po absolwentach - archiwum (w arkuszach ocen)

50 lat

22.

Regulamin przeprowadzania konkursów przedmiotowych i olimpiad / protokoły

II wicedyrektor (do końca września) i wyznaczeni nauczyciele (do dwóch dni po konkursie)

Dyrektor szkoły

II wicedyrektor

Gabinet dyrektora

Do 31 VIII

23.

Wniosek do OKE w Poznaniu w sprawie dostosowań egzaminacyjnych nieujętych w komunikacie dyrektora CKE

III wicedyrektor / październik

Dyrektor szkoły

III wicedyrektor

Gabinet dyrektora

3 lata

24.

Harmonogram egzaminu ósmoklasisty oraz maturalnego / dokumentacja egzaminacyjna

Dyrektor szkoły / wyznaczeni nauczyciele / do 4 marca

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

25.

Powołanie zastępcy przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego / członków zespołów egzaminacyjnych i nadzorujących

Dyrektor szkoły / styczeń / na dwa miesiące przed egzaminami

Powołani nauczyciele

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

3 lata

26.

Karta wycieczki / rozliczenie finansowe wycieczki

Wychowawca / nauczyciel

Dyrektor szkoły / na co najmniej 3 dni przed wycieczką / Sekretarz szkoły po zakończeniu wycieczki

Wychowawca / Sekretarz szkoły

Teczka wychowawcza, Sekretariat

do 3 miesięcy po zakończeniu roku szkolnego

27.

Ocenione / opatrzone komentarzem prace klasowe / sprawdziany uczniów – spakowane i opisane

Nauczyciel

I wicedyrektor / Informatyk

Składzik za przebieralnią WF chłopców

do 31 sierpnia

28.

Decyzja o zwolnieniu ucznia z zajęć wychowania fizycznego

II wicedyrektor

Nauczyciel wychowania fizycznego, wychowawca

Gabinet dyrektora szkoły

6 lat

29.

Decyzja o zwolnieniu ucznia z obowiązku nauki drugiego języka obcego

Dyrektor szkoły

wychowawca

Sekretarz szkoły

Archiwum (w arkuszu ocen)

50 lat

30.

Opinia o uczniu w związku ze skierowaniem na badanie PPP

Wychowawca, nauczyciele

Dyrektor szkoły

Kopia - dokumentacja wychowawcy

31.

Decyzja o przyznaniu indywidualnego nauczania / zindywidualizowanej ścieżki kształcenia

Dyrektor szkoły

wychowawca

Sekretarz szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

32.

Indywidualny program edukacyjno - terapeutyczny (IPET)

Wychowawca oddziału, nauczyciele

III wicedyrektor

III wicedyrektor  /              po zakończeniu             przez ucznia nauki / po odejściu ze szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

33.

Decyzja o przyznaniu indywidualnego toku nauki / indywidualnego programu nauczania

Dyrektor szkoły

wychowawca, nauczyciel

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

34.

Zbiorcze zestawienie form udzielania uczniom pomocy psychologiczno - pedagogicznej uczniom

III wicedyrektor / do końca września / (aktualizacja na bieżąco)

Dyrektor szkoły

III wicedyrektor

Gabinet pedagoga

6 lat

35.

Statutowe pisemne kary dla ucznia: nagany wychowawcy / dyrektora szkoły

Wychowawca / dyrektor szkoły

Pedagog / Wychowawca

Wychowawca / Pedagog / dyrektor szkoły

Teczka wychowawcy / Dokumentacja pedagoga / gabinet dyrektora

3 lata

36.

Wnioski do Sądu Rodzinnego, OPS-u o wgląd w sytuację rodzinną dziecka

III wicedyrektor

Dokumentacja pedagoga / gabinet pedagoga

3 lata

37.

Świadectwo promocyjne / ukończenia szkoły

wychowawca

Dyrektor szkoły

Do czasu wydania - sekretariat

38.

Duplikat świadectwa promocyjnego / ukończenia szkoły

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły

39.

Dokumentacja z nadzoru pedagogicznego dyrektora szkoły (arkusze obserwacji, plany, wnioski, raporty, wykaz podręczników i programów nauczania)

Dyrektor szkoły, wicedyrektorzy, wyznaczeni nauczyciele

Dyrektor szkoły

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora

6 lat

40.

Zeszyt protokołów posiedzeń rady pedagogicznej wraz zawartymi w nim uchwałami rady pedagogicznej

Protokolant rady pedagogicznej

Dyrektor szkoły / po każdym przedstawieniu do zatwierdzenia

Sekretarz szkoły                     po jego zapełnieniu

Gabinet dyrektora / po zapełnieniu - Archiwum

50 lat

41.

E-mailowe, zapytania, prośby, usprawiedliwienia, wyjaśnienia, informacje, notatki służbowe

Pracownik

Adresat

Adresat

Służbowa skrzynka pocztowa pracownika / dokumentacja dyrektora szkoły / pedagoga / psychologa / wychowawcy

12 miesięcy

42.

Zaświadczenie o przyjęciu / uczęszczaniu ucznia do szkoły

Sekretarz szkoły

43.

Legitymacje szkolne / mLegitymacje

Sekretarz szkoły / Informatyk

Dyrektor szkoły

44.

Umowa o pracę, świadectwo pracy (akta osobowe pracownika)

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat /               dla byłych pracowników - archiwum

50 lat

45.

Plan urlopów wypoczynkowych pracowników niepedagogicz- nych

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły

Sekretariat

5 lat

46.

Ocena pracy nauczyciela

Dyrektor szkoły

Nauczyciel (prawo wniesienia odwołania)

ZKO

Sekretarz szkoły

Sekretariat

50 lat

47.

Ocena dorobku zawodowego nauczyciela za okres stażu

Dyrektor szkoły

Nauczyciel (prawo wniesienia odwołania)

gabinet dyrektora szkoły

10 lat

48.

Zaświadczenie o akceptacji komisji kwalifikacyjnej na stopień nauczyciela kontraktowego

Dyrektor szkoły

Nauczyciel

Gabinet dyrektora szkoły

10 lat

49.

Akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego

Dyrektor szkoły

Nauczyciel (prawo wniesienia odwołania)

ZKO

Akt nadania stopnia -Sekretarz szkoły / pozostała dokumentacja - dyrektor szkoły

Sekretariat / gabinet dyrektora szkoły

50 lat / 10 lat

50.

Zaświadczenie o zdaniu egzaminu na stopień nauczyciela mianowanego

Z up. Organu prowadzącego – dyrektor handlowy spółki

Nauczyciel

Gabinet dyrektora szkoły

10 lat

51.

Akt nadania stopnia nauczyciela mianowanego

Z up. organu prowadzącego - dyrektor handlowy spółki

Sekretarz szkoły

Organ prowadzący

Akt nadania stopnia - Sekretarz szkoły / pozostała dokumentacja - dyrektor handlowy spółki

Sekretariat / gabinet dyrektora szkoły

50 lat / 10 lat

52.

Rejestr druków ścisłego zarachowania - wydanych legitymacji i giloszy świadectw promocyjnych i ukończenia szkoły

Sekretarz szkoły

II wicedyrektor (do końca sierpnia każdego roku)

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

53.

Protokół powypadkowy

I wicedyrektor / członek komisji

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

54.

Rejestr wypadków uczniów / pracowników

Sekretarz szkoły

I wicedyrektor  / do końca lutego i czerwca

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

55.

Nagranie z monitoringu wizyjnego            na wniosek policji /sądu

Informatyk

Dyrektor szkoły

56..

Procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych

I wicedyrektor (aktualizacja według potrzeb)

Dyrektor szkoły

Dyrektor szkoły

Gabinet dyrektora szkoły

10 lat

57..

Protokół przeglądu szkoły i otoczenia budynku pod kątem bhp po co najmniej dwutygodniowej przerwie w działalności

I wicedyrektor

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

58..

Protokoły przeglądów technicznych szkoły: budowlany, gazowy, elektryczny, kominowy, pożarowy (gaśnice)

Pracownik firmy zewnętrznej

I wicedyrektor

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

59.

Protokół skontrum biblioteki / ubytkowania

Bibliotekarz wraz z zespołem spisowym co            2 lata / na bieżąco

I wicedyrektor

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

60.

Protokół zniszczenia / ubytkowania sprzętu

I wicedyrektor

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

61.

Plan remontów

I wicedyrektor / do końca lutego

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

3 lata

62.

Sporządzanie dokumentacji HACAP (aktualizacja)

I wicedyrektor

Dyrektor szkoły

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

63.

Wniosek o udzielenie dotacji na kolejny rok kalendarzowy

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły / do 25 września każdego roku / Organ prowadzący

Sekretarz szkoły

Sekretariat

bezterminowo

64.

Miesięczna informacja o liczbie uczniów

Sekretarz szkoły

I wicedyrektor / do 8. dnia każdego miesiąca

Sekretarz szkoły

Sekretariat

bezterminowo

65.

Informacje w SIO

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły / 2 października /  2 kwietnia / na bieżąco

Sekretarz szkoły

Sekretariat

bezterminowo

66.

Dane SIOEO

Sekretarz szkoły / II wicedyrektor

Dyrektor szkoły  5 - 30 XI

Sekretariat

10 lat

67.

Dane GUS (ZZ03, ZZ05, ZZ06, F03)

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły kwartalnie, rocznie

Sekretarz szkoły

Sekretariat

bezterminowo

68.

Informacja o liczbie uczniów, którzy otrzymali "Gorący posiłek" (OPS)

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły  na bieżąco

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

69.

Informacja o liczbie uczniów korzystających z programów "Mleko w szkole", "Owoce w szkole" - sprawozdania

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły

Wrzesień, czerwiec

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

70.

Ewidencja zwolnień lekarskich

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły co miesiąc

Sekretarz szkoły

Sekretariat

10 lat

71.

Ewidencja czasu pracy pracowników niepedagogicznych

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły co miesiąc

Sekretarz szkoły

Sekretariat

5 lat

72.

Skierowania na badania lekarskie

Sekretarz szkoły

Pracownik

73.

Ewidencja poczty przychodzącej i wychodzącej

Sekretarz szkoły

Dyrektor szkoły na bieżąco

Sekretarz szkoły

Sekretariat

bezterminowo

Lp.

Nazwa dokumentu

Opis / zawartość szczegółowa

Zdający

Termin przyjęcia

i podpis przyjmującego

Podpis zdającego

1.